Fiecare companie trebuie să respecte cu strictețe prevederile Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, care stabilește termenele de păstrare a documentelor și obligațiile privind protecția acestora, pentru a evita sancțiuni sau pierderi de informații importante. Arhivarea documentelor nu se rezumă doar la stocarea fizică a actelor, ci include și organizarea acestora astfel încât accesul să fie rapid, iar datele confidențiale să fie protejate împotriva deteriorării sau incendiilor. În plus, digitalizarea și implementarea unei arhive electronice eficiente permit companiilor să optimizeze spațiul, să reducă costurile de gestionare și să aibă la dispoziție documentele esențiale pentru audituri sau verificări fiscale.
Organizarea și procedura de arhivare
Pentru a asigura o gestionare corectă, este recomandată procedura de arhivare documente, care să stabilească modul în care documentele sunt colectate, scanate, indexate și stocate. Această procedură trebuie să includă toate tipurile de documente: contabile, juridice, contracte comerciale, documente de personal și alte acte sensibile. Implementarea unei proceduri clare nu doar că facilitează consultarea rapidă a arhivei, dar și minimizează riscul de pierdere sau deteriorare a actelor, oferind totodată o trasabilitate completă a documentelor și conformitate cu legislația în vigoare.
Scanarea documentelor fizice și stocarea lor în format digital, prin procese de retrodigitizare, permit firmelor să acceseze documentele de oriunde, fără a fi nevoie de spațiu fizic suplimentar. Fiecare document primește un identificator unic, iar accesul la foldere securizate este controlat strict, ceea ce garantează confidențialitatea și integritatea datelor. Astfel, consultarea documentelor contabile, juridice sau de personal devine mult mai rapidă, iar compania poate răspunde prompt la solicitări interne sau controale fiscale.
Soluții digitale și suport în arhivare
Companiile moderne pot beneficia de servicii specializate ce oferă un sistem de arhiva electronica simplu și sigur, care înlocuiește arhivarea fizică prin stocarea documentelor în cloud. Aceste soluții asigură acces rapid la informații, un management centralizat eficient și protecție avansată împotriva pierderii datelor. În plus, colaborarea cu furnizori specializați asigură respectarea cerințelor legale și protecția datelor sensibile, de la documente contabile și contracte până la dosare de personal, toate fiind integrate în sistemul de arhivă digitală.
Distrugerea documentelor expirate
După ce documentele au atins termenul legal de păstrare, conform prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr.16/1996, acestea pot fi distruse în mod legal și controlat. Este esențial ca orice proces de distrugere a documentelor să fie bine documentat și să respecte procedurile interne ale companiei, pentru a preveni pierderea informațiilor importante și accesul neautorizat la date confidențiale. Distrugerea trebuie realizată cu echipamente specializate, capabile să transforme documentele fizice în reziduuri care nu pot fi refolosite, iar întreg procesul trebuie monitorizat și înregistrat pentru a asigura trasabilitatea.
Într-o arhivă modernă, digitalizarea joacă un rol central. Documentele scanate și stocate în cloud permit păstrarea informațiilor fără necesitatea arhivării fizice pe termen lung, reducând astfel considerabil riscul de pierdere sau deteriorare. În plus, această metodă oferă posibilitatea consultării rapide a actelor de către departamentele interesate, indiferent de locație. Un alt aspect important al managementului arhivelor este monitorizarea atentă a termenelor legale de păstrare a documentelor, pentru a evita distrugerea prematură care poate crea probleme în cazul controalelor sau auditurilor.
Fiecare companie trebuie să definească clar responsabilitățile angajaților implicați în procesul de arhivare și distrugere, să stabilească fluxuri de aprobare și să asigure instruirea corespunzătoare pentru manipularea datelor sensibile. În paralel, accesul la arhiva electronică trebuie securizat, iar istoricul fiecărui document trebuie păstrat, incluzând data scanării, identificatorul unic și persoanele care au efectuat operațiunea.
