Utilitatea unui biblioraft în biroul de acasă sau din cadrul companiei – cât de important este acest obiect pentru o mai buna organizare?

Utilizarea unui biblioraft este accesibilă atât persoanelor fizice, cât şi persoanelor juridice, atât persoanelor care conduc o afacere, cât şi persoanelor care gestionează o locuinţă. Bibliorafturile reprezintă accesorii necesare oricărui birou în care fluxul de documente este mare, timpul de lucru este poate, uneori limitat, iar lucrurile trebuie să se desfăşoare într-o manieră cât se poate de simplă şi de ordonată. În acest fel, cu ajutorul unui biblioraft, toate documentele pot fi mai uşor aranjate şi mai simplu de accesat, nu mai există riscul pierderii şi rătăcirii acestora, ceea ce aduce un mare plus.

Caracteristicile unui biblioraft bun şi eficient

Bibliorafturile de bună calitate se găsesc pe piaţa în mai multe modele, fiind necesare atât pentru arhivarea documentelor vechi care nu mai prezintă interes, dar sunt necesare, cât şi pentru arhivarea documentelor noi şi foarte utile astfel încât să poată fi găsite rapid. Aşadar, un biblioraft bun trebuie să fie:

·                realizat din carton rigid şi să reziste trecerii timpului;

·                aibă un mecanism de prindere al documentelor eficient şi sigur;

·                aibă un cotor prevăzut cu o etichetă unde utilizatorul poate nota informaţiile care sunt necesare;

·                aibă dimensiunile standard pentru a putea fi depozitat în mod corespunzător;

·                aibă un inel metalic ce permite o prindere facilă;

·                fie realizat în culori serioase dacă urmează să fie folosit într-un birou sau o culoare foarte aprinsă şi atrăgătoare dacă urmează să fie folosit acasă, sau de copii şi adolescenţi.

De ce investesc oamenii în bibliorafturi?

Oamenii investesc de regulă în bibliorafturi din mai multe motive, nu doar pentru că ar fi elemente de “décor” care susţin şi unele documente. Bibliorafturile sunt foarte eficiente şi scutesc utilizatorii de mult loc de depozitare a hârtiilor ce trebuie păstrate şi de mult timp necesar căutării acestora.

Cu alte cuvinte, oamenii investesc în bibliorafturi pentru că:

·                pot depozita şi organiza facturi, chitanţe şi alte documente importante;

·                pot păstra lucrările copiilor la o anumită materie;

·                pot păstra lucrările importante pentru orele de liceu sau petrecute la facultate;

·                pot păstra scrisorile primite de la autorităţi şi chiar scrisorile de dragoste o perioadă cât mai îndelungată, în stare perfectă;

·                pot fi păstrate atât în biblioteca personală, cât şi într-un dulap din cadrul birourilor;

·                pot fi păstrate în condiţii de deplină siguranţă documentele, în folii de plastic;

·                documentele nu vor ocupa un spaţiu foarte mare.

Pentru a păstra biroul curat şi ordonat, proprietarii trebuie să:

·                îşi achiziţioneze suficient de multe bibliorafturi pentru a organiza documentele pe categorii;

·                nu îşi cumpere gadgeturi sau obiecte de papetărie care nu le sunt utile;

·                nu încarce biroul cu diferite obiecte personale şi plante care le distrag atenţia;

·                aibă spaţii de depozitare eficiente, indispensabile într-un spaţiu de lucru bine organizat;

·                ţină cont de arhivarea eficientă a documentelor după reguli bine stabilite pe care să le cunoască toţi angajaţii.