Cum să îți ții actele în ordine?

Unele locuri de muncă necesită capacitatea de a face față unui volum marede documente. Atunci când utilizezi constant documente digitale sau fizice, este esențial să îți organizezi fișierele și spațiul de lucru într-un mod care să susțină productivitatea și să sporească eficiența. Pentru a organiza cât mai bine actele, poți să apelezi la câteva trucuri utile.

Păstrează actele pe categorii

Unele documente sunt marcate în timp și sunt datate pentru a ține evidența activităților și deciziilor din cadrul organizației. Odată separate după tip și subtip, ia în considerare sortarea fiecărui document în ordine cronologică, dacă este cazul. De exemplu, dacă sortezi documentele după client, ia în considerare plasarea documentelor datate în ordine de la cel mai nou la cel mai vechi, astfel încât cele mai recente documente să fie în față. De asemenea, poți folosi câte o cutie arhivare pentru fiecare categorie în parte, în așa fel încât să îți fie mai ușor să le accesezi. Pe MyEbox cutii ecommerce și accesorii de împachetat găsești acest tip de cutii foarte practice, dar și ștampilă personalizată pentru a ști că acelea sunt lucrurile tale dacă le depozitezi împreună cu alți colegi. 

Organizează cât mai eficient spațiul

Dosarele și sertarele pot oferi spațiu de depozitare personalizabil. Utilizează spațiul cât mai bine pentru a stoca grupuri de documente în funcție de tipul și subtipul acestora. Poți folosi și în acest caz ordinea cronologică sau alfabetică pentru eficiență maximă. În funcție de suprafața pe care o ai la dispoziție pentru depozitare, folosește cutii pe care să le așezi în ordine pe rafturi, în așa fel încât actele să nu fie împrăștiate peste tot.

Aruncă documentele inutile

Crearea unui sistem de arhivare organizat te poate ajuta să găsești modalități de a reduce cantitatea de documente pe care o depozitezi. Reciclați documentele care nu mai sunt relevante pentru a reduce dezordinea sau distruge-le, în așa fel încât acestea să nu ajungă la altcineva, mai ales dacă sunt acte care conțin date personale. Este foarte important să reduci din volumul de acte atunci când vrei să îți reorganizezi biroul. Dacă ai documente care nu mai au nicio relevanță, contracte foarte vechi, chitanțe sau alte acte, poți să te desparți de ele fără probleme și vei câștiga mai mult spațiu în birou, lucru ce te va ajuta să ai un spațiu de lucru mult mai aerisit și mai benefic pentru productivitate și creativitate. 

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *